Prohlášení o souladu s GDPR

Zásady ochrany osobních údajů

Společnost BAKALÁŘI software s.r.o. se sídlem Čs. armády 2, 261 01 Příbram IV, IČO 27483045, tímto prohlášením deklaruje, že přijala příslušná organizační a technická opatření pro zajištění ochrany osobních údajů ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů č. 101/2000 Sb. a GDPR a souvisejících legislativních norem, kde Bakaláři software s.r.o. vystupuje v roli zpracovatele osobních údajů.

Společnost BAKALÁŘI software s.r.o. dále prohlašuje, že její produkt software Bakaláři je v souladu s nařízením normy GDPR za splnění bezpečnostních podmínek na straně uživatele uvedených v soupisu požadavků. Popsané bezpečnostní požadavky budou průběžně aktualizovány dle zpřesňujících se legislativních požadavků.

S případnými dotazy k nastavení se prosím obracejte na podpora@bakalari.cz.

Soupis bezpečnostních požadavků k 1. 5. 2018

Software Bakaláři

  • Je nainstalována aktuální verze Bakalářů včetně nejnovějších průběžných aktualizací.
  • Aktuální data jsou uložena na SQL serveru, kde ručíte za bezpečnost, nebo aktuální data máte uložena na Bakalářském cloudu.
  • Webový přístup je provozován zabezpečeně přes https protokol.*
  • Od uživatelů je vyžadována vysoká složitost hesla. Nejméně 8 znaků, nejlépe 12-14 znaků. Uživatelé jsou poučeni o zacházení s hesly (nesdělovat, nepsat na pomocné papíry, pravidelně měnit…)
  • Doporučujeme používat dodatečné bezpečnostní prvky (např. počítače v zamčených kabinetech, pro přihlášení přístupové karty,…).*
  • Je nastaven mechanismus na předávání hesla rodičům a žákům (a jeho změnu).*
  • Jsou správně nastavena práva dle funkcí v systému Bakaláři včetně správného nastavení práva přístupu k jednotlivým položkám osobních údajů.*
  • Je nastaveno automatické odhlašování tam, kde je to možné (Portál, Třídní kniha…), uživatelé jsou instruovani o nutnosti zamykání počítače vždy, pokud je bez dozoru.*
  • Pokud to není nutné, nikdo nepoužívá k běžné práci administrátorský účet Správce systému Bakaláři.
  • Je pod kontrolou seznam všech uživatelů, kteří mohou do systému vstupovat, a je definován způsob, jak tento seznam udržovat.
* Malá škola, která má systém Bakaláři nainstalovaný pouze na jednom počítači a nepoužívá modul Webová aplikace, má alespoň tento počítač umístěn v místnosti s omezeným přístupem.

Systém a školní síť

  • Pravidelně jsou aktualizovány počítače ve školní síti, pokud škola vlastní i mobilní přístroje, aktualizujete i je.
  • Jsou nastaveny síťové bezpečnostní prvky - firewall, proxy apod. a pravidelně je aktualizujete.
  • Do části školní sítě s instalací systému Bakaláři mají přístup pouze oprávnění zaměstnanci školy.
  • Jsou správně nastavena práva přístupů do školní sítě až do úrovně adresářů.
  • Je vytvořena směrnice chování zaměstnanců školy ve školní síti.
  • Je správně nastavena wi-fi síť ve škole, aby byla správně zabezpečena.
  • Veškerý potřebný software na školní počítače instaluje pouze IT specialista, nebo pověřená osoba.
  • Uživatelé mají zakázáno používání vlastních přenosných paměťových zařízení (Flash disky, CD…), nebo jsou poučeni o bezpečném zacházení, aby se eliminovala možnost zanesení virů do školní sítě.
  • Každý uživatel pracuje na počítačích ze svého vlastního účtu. Není využíván žádný společný účet.
  • Nikdo nepoužívá k běžné práci systémový či administrátorský účet.
  • Uživatelé jsou poučeni o opatrnosti při práci s maily - otvírání neznámých příloh, posílání osobních údajů atd.

Aktuální data a datové soubory

  • Aktuální data jsou pravidelně zálohována pro omezení možnosti ztráty.
  • Soubory a složky záloh jsou zabezpečeny proti neoprávněné manipulaci.

Archiv elektronických dat

  • Existují jasná a sepsaná pravidla na ukládání archivních souborů dat Bakalářů.
  • Je proveden podrobný audit všech disků a nosičů se starými archivy a jsou podřízena novým pravidlům.

Údaje žáků a rodičů

  • Je provedena revize údajů, které o žácích a zákonných zástupcích evidujete.
  • Je definován a nasazen mechanismus získávání souhlasů od žáků a zákonných zástupců.
  • Existují souhlasy na zpracování fotografií žáků a jejich zákonných zástupců.
  • Existují souhlasy na zveřejňování děl a prací žáků.
  • Existují souhlasy na případné předávání osobních údajů pořadatelům soutěží.
  • Existují souhlasy na uchování údajů o zdravotní pojišťovně za účelem předání rychlé záchranné službě v případě zranění či jiného akutního stavu dítěte.
  • Existují souhlasy na evidování kontaktů žáků a zákonných zástupců pro informování o mimoškolních akcích apod.
  • Existují souhlasy na orientační testování přítomnosti návykových látek v organismu, existuje-li důvodné podezření z požití návykové látky a možného ohrožení jeho zdraví, předání rychlé záchranné službě v případě nutnosti.
  • Existuje přesná evidence o předávání osobních údajů třetím stranám - jiný SW, přístupové systémy, jídelny…

Údaje zaměstnanců

  • Je provedena revize údajů, které o zaměstnancích evidujete.
  • Je definován a nasazen mechanismus získávání souhlasů od zaměstnanců.
  • Existují potřebné souhlasy na všechny osobní údaje zaměstnanců, kterých se získání souhlasu týká.

Písemnosti

  • Je přesně definováno uložení písemností včetně směrnice určující práci s nimi.
  • Jsou používána bezpečná uložení písemností s osobními daty (zamčené skříňky, místnosti) a je definovaný přístup k nim.
  • Jsou nastavena pravidla pro tisk písemností obsahující osobní údaje, včetně pravidel skartace zkušebních výtisků, evidence účelů tisků apod.

PDF verze