Už před začátkem školního roku je vhodné (i pro tvorbu rozvrhu) definovat výčtem žáků všechny skupiny, jejichž obsazení je známo (pokračující z minulého roku, např. pro dělení na cizí jazyky, volitelné předměty, na které se žáci přihlásili apod.).

Po přechodu na nový školní rok (koncem srpna) pak uložit obsazení skupin pro modul Třídní kniha (v nabídce Datové soubory ve Společném prostředí), čímž se zpřístupní  zápis absence žáků již od prvního dne nového školního roku.

Skupiny, jejichž obsazení není před začátkem školního roku známo (např. dělení na více a méně pokročilé v cizích jazycích u prvního ročníku) doplníme, pokud možno, hned začátkem září.

Pak můžeme znovu uložit obsazení skupin pro modul Třídní kniha (se zpětnou platností od 1.září, aniž by se to dotklo již zapsané absence).

Někdy probíhá ladění úvazků, rozvrhu, rozdělování žáků i delší dobu. Uložení všech skupin s platností od 1.září je proto umožněno provádět opakovaně, a to až do 30.září (pokud nebyly ukládány změny týkající se jednotlivých žáků, viz dále).  

Po uložení skutečného stavu žáků ve skupinách (případně i zpětně) k 1.září lze pak dále ukládat jednotlivé změny v obsazení skupin, vztahující se vždy už ke konkrétnímu žákovi od určeného dne. Např. po nástupu žáka na školu a jeho zařazení do skupin bude v Třídní knize k dispozici od zadaného dne nástupu, při odchodu žáka ze školy bude žák vyřazen ze všech skupin počínaje následujícím dnem apod.

Pokud se nějaká změna do Třídní knihy nepromítne (byla-li změna ve stavu žáků provedena nestandardním způsobem, např. návratem karty žáka ze souboru absolventů, dodatečnou opravou záznamu v historii apod.), složení skupiny lze opravit v modulu Třídní kniha - v nabídce data – obsazení jednotlivých skupin.